Dokumentacja w firmie na piątkę

Firma stara się dobrze wyglądać dla klienta. Zleca wykonanie pięknych wizytówek, plakatów czy banerów. Ponadto aranżację biura poleca firmie, która zbuduje projekt idealnie dopasowany do profilu marki. Jednak często te zabiegi to nie wszystko. Działania administracyjne firm to potężny obrót dokumentów. Coraz więcej dokumentów jest przesyłana drogą elektroniczną co jest bardzo wygodne dla obu stron. Jednak niezależnie od tego czy jest to wersja papierowa czy elektroniczna, ważne jest, żeby dokument był poprawnie napisany.

Niestety bardzo często zdarza się, że w dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej firmy znajduje się bardzo dużo błędów, które są przez lata powielane przez wielu pracowników. Najczęściej są to błędy wynikające z nieznajomości ortografii i interpunkcji języka polskiego.

Najczęściej spotykane skróty w dokumentach:
aa – ad acta (łac.) do akt
br. – bieżącego roku
dot. – dotyczy
ds. – do spraw
dn. – dnia
FHU – Firma Handlowo-Usługowa
FP – Firma Produkcyjna
GUS – Główny Urząd Statystyczny
jn. – jak niżej
jw. – jak wyżej
lp. – liczba porządkowa
nt. – na temat
PESEL – Powszechny System Ewidencji Ludności
p.o. – pełniący obowiązki
pw. – patrz wyżej
s.c. – spółka cywilna
SA – Spółka Akcyjna
sp. z o.o. – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ub. r. – ubiegłego roku
VAT – Value Added Tax (ang.) – podatek od towarów i usług
wg – według
WIG – Warszawski Indeks Giełdowy
wz. – w zastępstwie
z up. – z upoważnienia
mgr – magister
inż. - inżynier
prof. - profesor
dr - doktor
doc. - docent

Odstępy, kropki i wielkość liter w skrótach to nie przypadek!

Jeżeli nie jesteśmy pewni danego zapisu to sprawdźmy go na wiarygodnej stronie, np. PWN. Lepiej dłużej posiedzieć nad dokumentem niż później wstydzić się za podstawowe błędy. Dużym ułatwieniem jest też słownik zainstalowany w programach biurowych. Zawsze miejmy go włączonego i reagujmy na czerwone i zielone podkreślenia.

Skróty "na siłę"
W języku polskim są przyjęte pewne skróty, których stosowanie jest prawidłowe. Jednak często w dokumentach są stosowane "siłowe" skróty, które wynikają z niechęci piszącego do wystukania kilku dodatkowych klawiszy. Możemy się spotkać z takimi skrótami jak:
lek. - zamiast lekcja,
f. - zamiast firma,
matem. - zamiast matematyka.
Unikajmy takich zapisów, bo świadczą one o niedbalstwie piszącego.

Data
W korespondencji, powinna być następująca kolejność zapisu daty: dzień – miesiąc – rok. Można je zapisywać słownie, słownie i cyfrowo lub wyłącznie cyfrowo, np.

• szósty lipca dwa tysiące dziewiątego roku (spotykany raczej w dialogach), 
• 3 czerwca 2009 r. (pamiętaj o odmianie miesiąca), 
• 25.03.2012 r., 
• 12 IV 2009 r. (jeżeli miesiąc oznaczony jest rzymskimi literami to separatorem musi być spacja).

Więcej informacji na temat pisania, redagowania i formatowania dokumentów można uzyskać na zajęciach oprogramowania biurowego na kwalifikacyjnych kursach zawodowych w CKU Koszalin.

e-aleksandra